6 Cách Tối Ưu Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm 30% Chi Phí Giao Hàng (Góc nhìn quản trị tại Việt Nam)

Tại TP.HCM và Hà Nội, giờ cấm tải, hẻm sâu, chung cư cao tầng, mưa lớn và cao điểm ăn trưa khiến vận hành giao nhận biến động mạnh. Bài viết này đưa ra góc nhìn quản trị để giảm chi phí giao hàng mà vẫn giữ trải nghiệm: hiểu đúng cơ cấu chi phí, thiết kế tuyến–khu vực, siết kỷ luật dữ liệu và hợp đồng. Mục tiêu là tiết kiệm bền vững, đồng thời nâng hiệu suất giao hàng.

Bức tranh chi phí giao hàng tại Việt Nam

Thách thức đường xá tại Việt Nam (đặc biệt tại những thành phố lớn như TP.HCM hay Hà Nội) là hẻm sâu là chung cư cao tầng; tại ngoại thành là quãng đường xa và mật độ đơn mỏng. Những yếu tố này làm kế hoạch dễ lệch, hiệu suất giao hàng giảm và chi phí giao hàng bị đội lên .Ở TP.HCM, khung 7-9h, 11-14h, 17-21h thường tắc; ở Hà Nội, các tuyến quanh phố cổ, Cầu Giấy, Thanh Xuân dễ chậm, trong khi Gia Lâm, Đông Anh xa hơn, khó ghép tuyến.

Yếu tố địa phương làm đội chi phí giao hàng

• Hẻm/ngõ làm kéo dài mỗi điểm giao 

• Giờ cấm tải và mưa lớn gây vòng tránh, phát sinh thêm chi phí giao hàng.

• Nhiều đơn COD tạo chi phí ẩn: đối soát dài, nguy cơ thất thoát.

Mô hình đội xe & nhân sự

Xe máy là chủ lực; doanh nghiệp phối hợp tài xế cố định và cộng tác viên (đơn vị vận chuyển). Nếu lịch ca không bám nhu cầu theo quận, chi phí giao hàng tăng vì rảnh rỗi hoặc quá tải. Quận 1, 3, 4, 7, Thủ Đức (TP.HCM) hay Cầu Giấy, Hoàng Mai, Hà Đông (Hà Nội) có đặc tính nhu cầu hoàn toàn khác.

Khung chi phí giao hàng của doanh nghiệp

Chi phí giao hàng thường bao gồm nhiều tầng, chịu tác động của thiết kế khu vực, lịch ca, nhiên liệ, bảo trì,…

Công thức chi phí trên mỗi đơn hàng (CPD-Cost per delivery)

CPD = (Nhiên liệu + Nhân sự/ca + Khấu hao/bảo trì + Phí nền tảng + Rủi ro hoàn) / Số đơn giao thành công.
Ba nhánh cần kiểm soát: quãng đường/điểm dừng, thời gian chờ, tỷ lệ thất bại.

Phân tách theo vùng & khung giờ

Chi phí giao hàng biến thiên theo 11–14h, 17–21h và theo nội – ngoại thành. Bản đồ “nhiệt” giúp nhận ra nơi cần tăng năng lực, nơi nên san tải cho đối tác.

Mục tiêu kép 

Giảm “km/đơn” + giảm “thời gian chờ” + tăng “đơn/giờ” = CPD thấp hơn; song song, hiệu suất giao hàng phải tăng để trải nghiệm không bị đánh đổi.

6 đòn bẩy tối ưu và tiết kiệm 30% chi phí giao hàng

1. Thiết kế “điểm gom đô thị”

Vấn đề doanh nghiệp gặp: giờ cao điểm quá tải, tài xế kẹt ở những tuyến đường lưu lượng giao thông cao – ảnh hưởng đến SLA (thời gian giao hàng) và chi phí trên mỗi điểm giao bị đội lên

Giải pháp: thuê ngắn hạn “điểm gom” (hub mini) ở gần cụm chung cư/hẻm dày đơn (Q.1, Q.7, Thủ Đức; Cầu Giấy, Hà Đông). Thiết kế quy trình “nhận – phân lô/đơn – đẩy lô/đơn” giúp rút ngắn quãng rỗng từ kho đến điểm giao. 

Cách làm thực tế:

• Chọn vị trí hub: ưu tiên các hub gần các khu vực trung tâm

• Phân ca tại điểm gom: giao “đẩy lô/đơn” theo cụm; tài xế đổi lô ngay tại điểm hub, không cần quay về kho.

2. Biểu phí linh hoạt theo vùng/giờ và thời tiết

Vấn đề doanh nghiệp gặp: giá tĩnh khiến lỗ ở giờ cấm tải/giờ cao điểm/mưa lớn; tài xế từ chối nhận đơn xa – khó, ảnh hưởng xấu đến hiệu suất giao hàng.

Giải pháp: cấu trúc biểu phí theo vùng/khung giờ. Minh bạch phụ phí với khách hàng, đổi lại ETA chính xác và dịch vụ ổn định.

Cách làm thực tế:

• Phân vùng: nội – cận – ngoại thành theo quãng rỗng và dữ liệu tắc đường (ví dụ Q.1/3/4/7 khác Thủ Đức; Cầu Giấy khác Thanh Trì).

• Khung giờ: cộng phụ phí 11–14h, 17–21h; giảm phí giờ thấp điểm để kéo nhu cầu phân tán.

• SLA khác nhau theo vùng/giờ: không “ôm” cùng một cam kết khiến chi phí phình ra.

KPI & mục tiêu:

• Biên lợi nhuận/đơn ổn định dù mưa/giờ cấm.

• Chênh lệch ETA thực tế – cam kết <10% trong khung cao điểm.

Bẫy thường gặp & cách tránh:

• Bẫy: phụ phí gây phản cảm.
Cách tránh: hiển thị lý do phụ phí + lợi ích (ETA đáng tin, tỉ lệ giao đúng cao).

• Bẫy: rối vì quá nhiều mức phí.
Cách tránh: tối đa vùng, khung giờ theo mức độ ưu tiên.

3) Gán đơn và thiết kế quy tắc

Vấn đề doanh nghiệp gặp: Gán tay chậm và thiếu nhất quán; tài xế bị “quá tải” điểm gần giờ cao điểm; đơn VIP/khẩn không được ưu tiên; giảm hiệu suất giao hàng, từ đó tăng chi phí trên mỗi điểm.

Giải pháp: thiết lập quy tắc gán đơn theo thời gian chuẩn bị, khoảng cách thực tế, mức tải/hiệu suất tài xế, ưu tiên SLA/khung giờ

Cách làm thực tế:

• Thiết lập giới hạn đơn/tài xế, loại hàng, bán kính tối đa

• Chạy pilot 2 tuần ở 1–2 quận để tinh chỉnh trọng số rule trước khi mở rộng.

KPI & mục tiêu:

• Tỷ lệ giao hàng đúng giờ: +10–15% 

• Thời gian giao hàng giảm15–20%.

• Tỷ lệ gán tay: <5% tổng số đơn.

• Chi phí trên mỗi điểm giao hàng giảm −8–12% (theo khu vực).

Bẫy thường gặp & cách tránh:

• Bẫy: đặt quá nhiều quy tắc xung đột
Cách tránh: chuẩn thứ tự quy tắc ưu tiên rule 

• Bẫy: ưu tiên “gần nhất” mọi lúc
Cách tránh: thêm thời gian chuẩn bị và SLA vào trọng số.

4) Phối hợp đội giao nội bộ và đối tác giao nhận theo tuyến

Vấn đề doanh nghiệp gặp: dàn trải nguồn lực, cung không khớp cầu; tuyến xa/đặc thù (qua phà, đường nhỏ) khiến đơn rớt, CPD vọt.

Giải pháp: thiết kế khu vực giao hàng: tuyến lõi/mật độ cao giao đội nội bộ (kiểm soát chất lượng); tuyến xa, thưa giao đối tác chuyên khu vực với KPI thưởng – phạt rõ ràng, đảm bảo hiệu suất giao hàng

Cách làm thực tế:

• Bản đồ nhiệt theo khu vực giao hàng (delivery zone): theo quận/phường; gắn mỗi zone với 1–2 nhà vận chuyển mạnh ở khu đó.

• KPI hợp đồng: đúng giờ, tỉ lệ hoàn, tranh chấp, CPD mục tiêu.

• Chuyển đổi linh hoạt: khi nội bộ quá tải, tự động chuyển sang đối tác (điều kiện sẵn).

KPI & mục tiêu:

• Chi phí giao hàng giảm 8–12%.

• Tỉ lệ hoàn <3% tuyến ngoại thành/đặc thù.

• Đảm bảo chất lượng đồng đều giữa đội xe nội bộ và đối tác vận chuyển.

Xem thêm: Làm Thế Nào Để Đo Lường “Hiệu Suất Tài Xế” Trong Quản Lý Giao Hàng?

Bẫy thường gặp & cách tránh:

• Bẫy: giao đối tác nhưng không đồng bộ dữ liệu → khó đối soát.
Cách tránh: bắt buộc ePOD chuẩn, truyền dữ liệu trạng thái theo cùng định dạng.

• Bẫy: đặt KPI “một cỡ cho tất cả tuyến”.
Cách tránh: KPI từng vùng; vùng xa chấp nhận khác vùng lõi.

5) Kế hoạch ca linh hoạt theo nhu cầu thực

Vấn đề doanh nghiệp gặp: lịch ca “bình quân” khiến lúc thừa người, lúc thiếu người; hiệu suất giao hàng của tài xế giảm; chi phí giao hàng tăng vì thời gian nhàn rỗi và ngoài giờ.

Giải pháp: lên lịch làm việc theo dữ liệu giao hàng (tùy vào cung cầu khu vực), bám bản đồ nhiệt (heatmap) đơn theo giờ/ngày/mùa tại từng quận; luân chuyển tại “điểm gom” để tránh thời gian rỗng.

Cách làm thực tế:

• Ca chồng (overlap) 60–90 phút trước khung cao điểm

• Chốt ca tại điểm gom: tài xế đổi ca tại hub hoặc kho, không chạy rỗng.

KPI & mục tiêu:

• Tận dụng >75% số lượng tài xế trong khung bận; thời gian nhàn rỗi <10% ca.

• Giảm 15–20% thời gian giao hàng ở mỗi điểm giao.

Bẫy thường gặp & cách tránh:

• Bẫy: ép ca quá sát → hụt dự phòng khi sự cố.
Cách tránh: giữ 5–10% năng lực dự phòng tại quận nóng.

• Bẫy: ca cố định không phản ánh mùa lễ/tin khuyến mại.
Cách tránh: cập nhật tuần; đồng bộ ca làm việc.

6. Trung tâm điều hành thời gian thực (control tower)

Vấn đề doanh nghiệp gặp: Không phát hiện sớm điểm nghẽn (khu vực “nóng”, tài xế chậm bất thường), dẫn tới dây chuyền trễ và chi phí leo thang, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất giao hàng.

Giải pháp: Bảng điều khiển theo thời gian thực hiển thị bản đồ nhiệt, chi tiết đơn hàng, cảnh báo; cho phép cân bằng (điều xe hỗ trợ) tức thời.

Cách làm thực tế:

• Cấu hình ngưỡng cảnh báo theo KPI mục tiêu từng quận/khung giờ.

• Thiết lập playbook: dễ dàng thông báo và điều phối (đổi tài xế, tách lô đơn, điều phối 3PL).

• Rút kinh nghiệm và cập nhật quy tắc giao hàng dựa trên khu vực và điểm giao

KPI & mục tiêu:

• Tỷ lệ can thiệp trước khi vượt SLA: >80%

• Tỷ lệ giao hàng đúng giờ: +10–15% ở khung cao điểm.

Bẫy thường gặp & cách tránh:

Bẫy: không đo hiệu quả can thiệp

Cách tránh: phân cấp mức độ & chỉ hành động trên cảnh báo ưu tiên.

Lộ trình 4 bước & checklist triển khai giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí giao hàng

4 bước tăng hiệu quả giao hàng

• Bước 1: Khảo sát chi phí giao hàng theo quận; lập danh mục cửa hàng; phác thảo & tùy chỉnh khu vực giao hàng.
• Bước 2: Chọn đối tác theo tuyến; ký thưởng – phạt; chuẩn biên nhận điện tử.
• Bước 3: Áp biểu phí linh hoạt theo giờ; tinh chỉnh lịch ca theo nhu cầu.
• Bước 4: Mở rộng khu vực giao hàng; hoàn thiện sổ tay giao hàng; đào tạo đội ngũ.

Checklist triển khai

• Dữ liệu: địa chỉ chuẩn; thời gian bốc dỡ tại điểm; bản đồ quãng rỗng.
• Quy trình: nhận – chuẩn bị – xuất – giao – biên nhận – đối soát; kịch bản mưa lớn, tắc đường.
• Công nghệ: phân bổ tự động, tối ưu tuyến động, biên nhận điện tử, bảng điều khiển chi phí theo quận.
• Vận hành: điểm gom, lịch ca theo nhu cầu.

Smart Minds: Phần mềm tối ưu vận hành – tối ưu chi phí giao hàng cho doanh nghiệp

Giải pháp của Smart Minds gắn trực tiếp với từng đòn bẩy để giảm chi phí giao hàng và nâng hiệu suất giao hàng.

Now – cho nhu cầu gấp nội thành

Phân bổ tự động theo thời gian chuẩn bị và khoảng cách; tối ưu tuyến động theo tình hình giao thông; thông báo thời gian dự kiến. Ở quận trung tâm TP.HCM và khu đông dân Hà Nội, cách này rút ngắn quãng rỗng, giảm thời gian chờ thang → chi phí giao hàng hạ.

Dash – cho lộ trình nhiều điểm

Nhóm đơn theo cụm hẻm/chung cư, lập tuyến đa điểm theo khung giờ, ưu tiên thứ tự dỡ hàng. Bảng điều khiển so sánh “đơn/giờ” giữa các quận để điều chỉnh zone; hiệu suất giao hàng tăng, chi phí giao hàng giảm.

Enterprise – cho doanh nghiệp quy mô lớn

Tích hợp hệ thống bán hàng, quản lý kho và đối tác giao nhận; bảng điều khiển chi phí theo vùng/giờ; số hóa đối soát, hóa đơn. Chi phí giao hàng được kiểm soát xuyên suốt từ cửa hàng đến nhà khách.

Kết luận: Giảm chi phí giao hàng bền vững

Tại TP.HCM và Hà Nội, tối ưu không thể sao chép công thức ở nơi khác. Khi doanh nghiệp nhìn chi phí giao hàng như cây chi phí, tổ chức lại khu vực, ca làm và hợp đồng theo dữ liệu địa phương, đồng thời số hóa biên nhận và đối soát, kết quả không chỉ là tiết kiệm 20–30% mà còn là hiệu suất giao hàng cao hơn, khách hàng hài lòng hơn và dòng tiền ổn định hơn.

Đăng ký tư vấn 1:1 để xây “bộ điều khiển” cho doanh nghiệp của bạn, hoặc đặt lịch demo giải pháp từ Smart Minds ngay hôm nay